大会半小时，例会五分钟
——仅为经验之谈
作者：张国祥
2011-6-12
看到太多企业会议杂乱、效率低下，实在令人心痛。在相当多的企业，其会议的效率正好与开会时间成反比，即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议，也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容，他也可以侃上半小时。往往说者信口开河，听者心猿意马。会议效率之低，到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。
如何改变这种状况呢？我还是那句老话：加强会议管理，所有例会制订会议流程，确定开会主题、准备时间、发言顺序，要求开门见山、直奔主题、要言不烦。开会时，主持者对节外生枝、满嘴跑火车的发言者立即叫停。会议记录者记录每个人的发言时间。
除此之外，企业还要建立会议效果跟踪制度。不能会是开了，话是讲了，会上要求的事项，做不做，就靠自觉了。如果没有会议效果跟踪，那么开会就有可能演变为集体无意识的“怠工”行为——“我在开会”正好成了某些人推缷工作责任的借口。
如果不能确定开会结束时间，而内容又需要集思广益的，就应该选择下班时间召开，并提前告知会议议题。需要头脑风暴的议题就属此类。
如果对企业会议不加管理，就可能导致会议成灾——会议正好变成了管理者推缷责任的场所，变成了涣散员工斗志的推手。开会本来是以布置工作、推动工作、解决问题为目的的。如果布置的工作没有讲清楚、推动的事项没有说明白，应该解决的问题没有解决，这不仅浪费了与会者的时间，而且严重挫伤了与会者的信心。久而久之，开会就成了员工的负担。
要知道，企业是经济组织，是以赢利为目的的。时间都是有成本的。工作都是每一位员工分分秒秒做出来的。你在上班时间开会占用时间长了，员工工作的时间自然就少了。不能推动工作开展或提高工作效率的会议，对员工而言，就是灾难。
如何把控会议时间呢？就我个人的经验来看，凡是全体员工参与的工作推动会议，如新制度宣贯、新方案试行、新流程说明、严重违纪事情的处理通报等，通常不宜超过半小时。当然，带有娱乐性质的全年总结大会则又当别论。各小组或办公室例会（如晨会、晚会），通常不宜超过五分钟。跨部门的晨会也以一刻钟为宜。部门周会也以半小时最多不超过一小时为宜。题目所言“大会半小时、例会五分钟”是从最短时间上讲的，仅供参考，具体到各自的企业，还得因企业而异。总的原则就是会议言之有物，能够帮助或推动工作更好进行。
为什么这样呢？凡事都有例外。会议效果好不好，与会议的组织、会议的准备，当然也包括会议参与人员的素质、会议与参与人员利益相关程度等诸多因素有关。即使再简短的会议，如果主持者讲话不着边际、言之无物，一样不会有效果。会议时间长，主持者、发言者都作了精心准备，讲话内容又与参会者利益高度相关，即使时间长，也能收到理想的效果。
