企业规范化管理之会议管理
作者：张国祥
中国是一个文山会海的国度，君不见打开电视新闻频道，从中央到地方，无不是会议报道。好像只有会议才能显示领导的存在，好像只有会议才能解决问题，好像离开了会议，这个社会就不能正常运转了。
企业也是如此，没有会议，干部就无法展示权威，没有会议，老板就不能发号司令。对一个企业而言，其实会议本身才真正是问题的根源——是一切管理混乱的根源。
没有制度或者有制度执行不了，靠会议；有矛盾、有纠纷，积怨多了，靠会议；有投诉、有质量问题，没有人解决得了，靠会议；有临时任务、有上级指令，要布置，靠会议……总之，没有规范的企业，一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的，会议随时可能召开，会议随时可能延长、会议常常老调重弹，会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作，却不能帮助员工解决多少实际问题。
说起开会，很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人，为何会生恐惧呢？有个企业的员工告诉我：对他们而言，会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会，不超过半小时不会结束；说好二个钟头的会议，没有半天下不来。领导出差前要开个会，叮咛叮咛；领导出差后，见闻要介绍介绍，当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业，发现有差距，也要回来骂骂员工——为什么你们没有别人做得好？会上总是老板或上司在教训员工——好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂，明天李四被批，下一次不知轮到谁。这样的企业，员工有没有别的病不清楚，但一定少不了会议恐惧症。
我曾经是无效会议的政治牺牲品，就因为一次对徒有形式而无内容的冗长会议无法忍受中途退场，导致了我政治生命的终结——从入党积极分子变成了永远与党无缘。当我在企业担负一定的职务之后，我不敢乱开会，也不敢开长会，每次会议我都认真准备，每次会议我都预报时间并且承诺绝不超时，因为我不想自己也成为别人中途退场的会议主持人。我发现认真准备、掌控得法，会议也是推动工作的有效手段。因此，我想对会议的作用、意义以及会议管理办法谈谈张国祥老师个人的经验和体会，以供希望从会海中解放的企业借鉴和参考。
一、 会议的基本作用
会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策，一言以蔽之就是做出决策。
也就是说每次会议都有特定的主题，都有需要解决的问题，只要围绕主题、集思广益，达成问题解决的目的就行，这样的会议才有意义。
二、 会议的管理办法
一个企业每年应该召开的会议其实是屈指可数的，固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会（班组有晨会或晚会）之外，其余的会议都是专题会议，或是非常规会议，也可以称之为临时会议。
企业必须建立会议管理制度或者是会议召开流程，对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果（如会议纪要、会议简报、会议决定等）做出清楚明确的界定，以确保会议召开的效率和效益。
对各种临时会议实行申报审批制度，可以制订《临时会议申报审批表》，对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划，事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。
企业必须把握一个原则：可开可不开的会议坚决不开。
企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩，那将是最有效的会议管理。
三、 主持会议的技巧
会议成败或作用大小与主持人关系极为密切，要想会议取得成效，主持人必须做好以下工作：
1、 事先做好规划，确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序，并设计好自己的建议与具体措施，最好事先告知与会者会议的主题；
2、 掌控会议进程，启发与会者的参与性和创意思维，让会议朝有利问题最终解决的方向发展；
3、 及时机智打断无关会议主题的提议和发言，保持会议主题不动摇；
4、 在会议冷场时，要主动化解紧张局势，避免陷入僵局；
5、 在会议讨论热烈时，要善于引导，对建议性意见及时给予鼓励；
6、 注意眼观六路、耳听八方，对内向沉稳者，主动给予发言机会，不使每一个出席者受冷落；
7、 适时归纳总结，问题解决了，及时宣布散会。
8、 对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时，否则宣布择机另开。
9、 会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中，最好用电脑记录同步发放；
10、 做好会议跟踪，确保会议决定事项得到落实。
如果一个企业想从会海中解放，就必须对会议进行管理。
